So gelingt der digitale Elternabend
Für die meisten von Ihnen sind Elternabende in Präsenz die gewohnte Routine. Anlässlich des digitalen Wandels und der besonderen Situation auf Grund von COVID-19 sind hier Tipps und Tricks zusammengetragen, die den Einstieg und die Durchführung von digitalen Elternabenden erleichtern können.
Was muss beachtet werden?
Bevor Sie mit der Planung des Elternabends beginnen, müssen einige Fragen beantwortet werden:
- Was ist das Ziel und das Thema des Elternabends?
- Welches Ergebnis wollen Sie erreichen?
- Wer ist die Zielgruppe? Neue Eltern, die noch nicht so viel Kenntnis über die Einrichtung haben oder „Alte“ Eltern, die die Routinen schon kennen?
- Wie viele Personen nehmen teil?
Technik und Organisatorisches
Je nach Software muss Verschiedenes beachtet werden. Wird zoom genutzt, ist hier eine Anleitung zur Erstellung von Meetings zu finden. Ist Microsoft Teams die ausgewählte Software, so ist hier die Anleitung zum Erstellen von Besprechungen. Es eignen sich natürlich auch andere Anbieter für Webkonferenzen, wie z.B. BigBlueButton oder Google Hangouts. Die Entscheidung, welche Anwendung für Sie und Ihre Einrichtung am besten ist, sollten Sie im Team und gemeinsam mit Ihrem Träger treffen. An dieser Stelle sei gesagt, dass die einzelnen Landesdatenschutzbeauftragten unterschiedliche Empfehlungen zu den verschiedenen Anbietern geben. Informieren können Sie sich dazu direkt auf den Internetseiten der einzelnen Landesdatenschutzbeauftragten.
Die Einladung an Teilnehmende sollte folgende Punkte enthalten:
- Weisen sie die Familien darauf hin, dass in der Besprechung die Namen zu sehen sind, die sie sich beim Anmelden zur Besprechung geben.
- Kommunizieren Sie, welche Endgeräte und Browser für eine Teilnahme am digitalen Elternabend genutzt werden können.
- Schicken Sie die Themenagenda im Einladungstext oder als separates PDF-Dokument im E-Mail-Anhang mit.
- Regen Sie die Familien an, vorab Themenwünsche und Fragen zu schicken. Am besten mit einer festgelegten Rückmeldefrist, damit Sie besser planen können. Im Vorfeld des Elternabends können Sie dann filtern, welche Themen und Fragen in die Versammlung gehören und welche besser individuell beantwortet und geklärt werden.
- Vergessen Sie nicht, alle Dokumente, die Teil des Elternabends bzw. wichtig für dessen Verlauf sind, wie z.B. Einwilligungserklärungen (Kinder betreffend) oder andere Informationen, im Anhang der E-Mail als PDF-Dokument mitzuschicken.
- Verschicken Sie die Einladung mit allen Empfängern und Empfängerinnen im BCC!
- Erinnern Sie kurz vor dem Termin alle Teilnehmenden an den bevorstehenden Elternabend und schicken Sie dann den Besprechungslink mit. Achten Sie auch hier wieder darauf, alle Teilnehmenden im BCC zu kontaktieren.
Bereiten Sie Ihren Arbeitsplatz vor:
- Legen Sie alle benötigten Dokumente (Präsentationen o. ä.) für den Elternabend auf Ihrem aufgeräumten Desktop ab.
- Schließen Sie alle Programme auf Ihrem Computer, die Störungen verursachen können. Stellen Sie Push-Nachrichten stumm.
- Fall Sie einen VPN (Virtual private network) nutzen, schalten Sie diesen aus. Er kann dazu führen, dass die Internetverbindung langsamer oder instabil ist.
- Wählen Sie einen neutralen Hintergrund, vor dem Sie sich platzieren, oder nutzen Sie einen voreingestellten Bildhintergrund.
- Testen Sie im Vorfeld alle notwendigen Geräte und Programme.
- Suchen Sie sich zu Hause oder in der Einrichtung einen störungsfreien Raum für die Durchführung des digitalen Elternabends.
- Legen Sie sich ein Headset bereit.
- Stellen Sie sich ein Getränk bereit.
- Begeben Sie sich schon einige Minuten vor Terminbeginn in den virtuellen Besprechungsraum und bereiten Sie dort alles vor.
© FRÖBEL e.V.; Foto: Bettina Straub
Wissenswertes für die Durchführung des digitalen Elternabends
Ko-Moderation: Sehr zu empfehlen ist die Ko-Moderation des Elternabends durch eine Kollegin oder einen Kollegen. Diejenige bzw. derjenige kann das Protokoll, die Koordination des Chats und der Handzeichen übernehmen und Sie bei der Moderation unterstützen.
Nutzung von Laptop und Tablet: Die gleichzeitige Nutzung von Laptop und Tablet oder Smartphone kann die Durchführung von digitalen Elternabenden erleichtern. Ein Gerät kann zur Videoübertragung genutzt werden und ein Gerät um die Chatfunktion im Blick zu behalten. Loggen Sie sich dafür einfach mit Ihren Zugangsdaten auf zwei Geräten ein.
Veranstaltungsrahmen: Wie bei einem Präsenzelternabend auch schaffen Sie zu Beginn einen Rahmen für die Veranstaltung.
- Begrüßen Sie alle Teilnehmenden und erklären Sie das Ziel des Elternabends.
- Planen Sie Zeit ein, um das Technik-Verständnis abzuklären und auf die Funktionen der jeweiligen Software einzugehen.
- Erklären Sie den Ablauf und die Regeln für das digitale Zusammenkommen (alle Kamera an, Mikros aus etc.).
- Probieren Sie gemeinsam mit den Teilnehmenden alle relevanten Funktionen der Software (Stummschaltung, Handzeichen…) aus.
- Erklären Sie den Chat und lassen Sie ihn von den Teilnehmenden ausprobieren.
- Posten Sie die Agenda in den Chat. Die Teilnehmenden können sich so während der Veranstaltung einen Überblick verschaffen.
- Planen Sie eine kurze, knappe Vorstellungsrunde ein (je nach Gruppengröße).
Zeitplan: Behalten Sie die Zeit im Blick und planen Sie bei längeren Veranstaltungen eine Pause ein.
Wortmeldungen der Teilnehmenden: Erklären Sie zu Beginn der Veranstaltung, wie sich die Teilnehmenden zu Wort melden können. Wenn die Gruppe mehr als 8 Teilnehmende umfasst, sollte die die Handzeichen-Funktion genutzt werden. Umfasst die Gruppen weniger als 8 Personen, können Wortmeldungen informeller und ohne Handzeichen erfolgen.
Protokoll: Denken Sie daran, während des Elternabends ein Protokoll zu führen. Das hilft dabei, offenen Frage im Anschluss im Blick zu behalten und Ergebnisse festzuhalten. Schicken Sie das Protokoll im Nachgang der Versammlung per Mail an alle Teilnehmenden.
Tipps und Tricks für die Moderation
- Stellen Sie weniger offene Fragen und sprechen Sie einzelne Personen direkt an. „Frau Hamid, können Sie bitte beginnen und danach macht Herr Meyer weiter“, „Gibt es noch weitere Vorschläge / Wortmeldungen?“
- Reagieren Sie aktiv auf Reaktionen und Aktionen der Teilnehmenden. „Frau Knuth hat in den Chat geschrieben, dass…“, „Es schreiben sich einige etwas auf, ich warte noch kurz, bevor ich weitermache.“
- Moderieren Sie die Wortbeiträge der Teilnehmenden an. „Herr Svenson meldet sich und fängt an; dann Frau Müller und dann bitte Frau Johnson.“
- Begleiten Sie Ihre Handlungen verbal. „Ich teile jetzt die Agenda im Chat, damit…“, „Ich erstelle die Umfrage in Forms, diese ist dann gleich im Chat für Sie zu sehen.“
- Sprechen Sie langsam und versuchen Sie, die eigene Mimik im Blick zu behalten.
- Räumen Sie regelmäßig Zeit für Fragen ein und geben Sie etwas Zeit bis geantwortet wird.
- Und hier noch eine Technik zum Stressabbau: Einatmen und die Hände auf den Bauch legen – Lächeln und dabei den Atem kurz halten – Lächelnd kurz pausieren und bewusst ausatmen.
Methoden für interaktiven Elternabend
- Für den Check-In:
- Emoji-Runde zum Kennenlernen: Alle posten einen Emoji in den Chat. In der Reihenfolge der Emojis wird sich vorgestellt: „Ich bin Frau Hamid, mein Kind ist Emre und ich habe „:-)“ gewählt, weil…“
- Hashtags: Teilnehmende nennen 1-3 Stichworte, die sie oder ihr Kind beschreiben.
- Wenn Pausen geplant sind: Rückmeldung im Chat durch: „bin da“
- Für die Aktivierung zwischendurch und nach der Pause: Rückmeldung mit GIF oder Emoji im Chat
- Für den Check-Out: Ein-Satz-Feedback
Wahl der Elternvertreter*innen:
Ein Aspekt vieler Elternversammlungen ist die Wahl der Elternvertreter*innen. Auch diese kann gegebenenfalls virtuell erfolgen. Beachten Sie dabei Folgendes:
- Achten Sie auf die Vorschriften der jeweiligen Ländergesetze zur Wahl der Elternvertreter*innen.
- Die Wahl muss immer während der digitalen Elternversammlung stattfinden. Das heißt, dass die Abstimmung nicht später und unabhängig von der digitalen Elternversammlung ausgeführt werden kann.
- Pro Kind gibt es eine Stimme. Die Anzahl der maximal möglichen Stimmen sollte vorher gezählt werden (zwecks Gültigkeit der Wahl).
- Die Wahl muss immer geheim stattfinden.
- Die Wahl sollte mit einer Umfragesoftware (Microsoft Forms, Mentimeter, zoom) erstellt werden.
- Berücksichtigen Sie die Auswahlmöglichkeit „Enthaltung“.
- Teilen Sie den Link zur Umfrage erst in der Veranstaltung über den Chat mit den Teilnehmenden.
Mit diesen Tipps und Tricks kann ein guter Einstieg in die Moderation digitaler Elternabende gelingen. Haben Sie keine Scheu davor, etwas Neues auszuprobieren. Je öfter Sie eine digitale Veranstaltung durchführen, desto sicherer werden Sie im Umgang mit der Technik. Die Tipps und Tricks für digitale Elternabende können auch für digitale Familiennachmittage, virtuelle Sprechstunden, Teamsitzungen etc. genutzt werden. So können zum Beispiel virtuelle Rundgänge, Informationsnachmittage für neue Eingewöhnungsfamilien oder fachliche Austauschrunde organisiert werden.
Haben Sie schon Erfahrungen im Umgang mit digitalen Elternabenden gemacht und möchten Sie diese hier teilen? Dann freuen wir uns auf Ihr Kommentar!